Arrêtez de vous concentrer sur le coût de production d'un document et commencez à réfléchir au coût de sa recherche.
Les entreprises se demandent souvent quel est le coût de création d'un document: combien de cent par page? Devez-vous imprimer en couleur ou en noir et blanc? En tant que spécialistes de l’impression gérée, nous en sommes également coupables. Certains pourraient même dire que nous sommes obsédés par cela. Bien que le coût par page soit important, il s’agit du début du cycle de vie du document, et existe quelque chose d’évident à laquelle vous n’avez pas pensé:
le coût de la recherche de cette page imprimée
une fois qu'elle a été sauvegardée.
Pour calculer ce coût pour votre organisation, tenez compte des éléments suivants:
- Vitesse de récupération
- Nombre d'employés impliqués
- Taux de réussite
- Exactitude de l'information
Regardons les deux premiers points. L'année dernière, les employés à temps plein ont été interrogés et 49% d'entre eux ont déclaré « avoir du mal à localiser les documents » (Nintex). C'est presque la moitié des employés! Combien de temps pensez-vous avoir dédié à la recherche de documents dans votre organisation? Si votre employé ne parvient pas à trouver ce qu’il cherche, la prochaine étape logique consiste à impliquer un collègue. Vous avez maintenant deux employés qui ne travaillent pas et qui recherchent le document. Vous doublez vos coûts.
Ce qui est pire? Ils ne réussissent pas toujours à récupérer le fichier. Vos employés peuvent trouver une ancienne version ou une autre incomplète. Le temps qu'il leur faille pour combler les manquements augmente encore vos coûts. Cha Ching!
La précision des informations trouvées devrait également être une source de préoccupation, car 33% des employés interrogés ont déclaré « avoir de la difficulté avec la gestion des versions de documents » (Nintex). Comment vos employés déterminent-ils actuellement si le document examiné est la dernière copie? Est-ce la V3? Ou existe-t-il une V4 dont ils ne sont pas au courant? Et à qui doivent-ils demander pour obtenir la réponse? Et ça continue, encore et toujours.
Vous en avez assez? Une transformation numérique devrait être votre prochain geste.
En quoi consiste exactement une transformation numérique? En bref, il s’agit d’un tout nouveau flux de travail numérique qui s’intègre à vos processus d’entreprise et qui permet à vos documents de circuler de manière transparente, sans interruption ni retard. Il n’est pas limité comme son équivalent papier: tous les problèmes ci-dessus peuvent être résolus avec le bon logiciel et le bon partenaire. Avec l'aide de fabricants tels que HP, vous pouvez établir des connexions de flux de travail automatisées et sécurisées grâce à une architecture ouverte.
De nombreuses organisations ont déjà entamé cette transformation numérique, mais cela ne se fait pas du jour au lendemain. Ne perdez pas votre avantage concurrentiel en résistant au changement. Adoptez une approche étape par étape et cela fera toute une différence dans votre productivité.
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