On peut penser que la transformation numérique englobe les technologies numériques pour améliorer l'efficacité des processus manuels; beaucoup l’identifient dans le bureau sans papier, et incluent généralement la gestion de contenu d'entreprise ou les systèmes de gestion de documents. La transformation devrait être le développement de façons de faire nouvelles et innovantes, plutôt que de simplement soutenir et améliorer les méthodes traditionnelles.
Dans un récent article par IT World Canada, 38% des cadres dirigeants canadiens de grandes entreprises sont en cours de déploiement de leurs stratégies de transformation numérique et 50% d'entre elles sont en phase de planification et de construction, tandis que 12% essayent toujours de déterminer un plan. Ce qui est intéressant, c'est qu'il est très difficile, et qu'il est très coûteux de transformer une grande entreprise. Il y a également généralement un gouffre qui sépare la haute direction de l'employé de premier niveau.
31% d'entre elles prenant des mesures en vue de la transformation numérique. Cependant, ce qui est extrêmement intéressant, c'est que les entreprises du marché intermédiaire au Canada, significativement plus nombreuses, sont en fait beaucoup plus agile et, avec des investissements limités, peuvent faire progresser plus facilement les gains d'efficacité importants grâce à la transformation numérique. Ils peuvent faire cela une étape à la fois sans décrochage ou impact sur le travail des services. Un autre facteur de soutien est que les entreprises du marché intermédiaire ont plus facilement adopté des technologies en nuage, donc elles sont peut-être plus prêtes qu’elles le pensent.
Voici un exemple d'une intégration simple du workflow à un système de gestion de documents et un système ERP ou financier.
Comptes à payer
1. Capturer des factures de comptes à payer - Intrants
a. Le commis comptable numérise la facture papier et l'entre dans le workflow des comptes à payer.
b. Les technologies de télécopieurs contrôlent les fax over IP entrants de comptes à payer et automatisent l'ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
c. Les technologies de courriel contrôlent les courriels entrants des comptes à payer et automatisent l'ajout de factures dans le workflow des comptes à payer.
d. Le commis comptable sélectionne et dépose les factures numériques qui ont pu venir d'autres sources digitales dans le workflow des comptes à payer.
2. Traitement et routage des documents
Une fois que la facture est entrée dans le workflow des comptes à payer, le logiciel de traitement capture le document, le convertit en PDF pouvant être consulté dans des textes et capture les données importantes (c.-à-d. La société, le numéro de facture, le numéro de commande, etc.), puis fait correspondre les données importantes avec Les données des comptes à payer du système financier et achemine le document vers l'espace de travail de l'administrateur comptable (système électronique de gestion de documents ou système de contrôle des documents) et est prêt pour l'étape de vérification.
3. Examen et approbation de l'opérateur - cette étape peut être une étape en cas d'"exception seulement"
Le commis comptable s'assure que le document est conforme et l'approuve pour paiement.
4. Livrer du système de gestion des documents et faire le lien vers le client dans le système financier
Approuver le paiement dans le système financier et enregistrer et lier le document pour les dossiers et la vérification.
Il s'agit d'un exemple de workflow très simple qui peut être mis en œuvre facilement avec un logiciel de workflow intégré dans un système financier et un système de gestion de documents basé sur le cloud peu coûteux pour prendre en charge le stockage numérique. Votre partenaire des services d'impression gérés devrait être en mesure de recommander le matériel et les logiciels appropriés, et de gérer jusqu'à la production complète et la mise en œuvre finale. Nous voyons généralement que l'automatisation du processus des comptes à payer réduira le temps de traitement de 60% à 70%. Ça, c’est efficace!
Souvenez-vous que des workflow numériques similaires et très simples peuvent être mis en œuvre pour les ressources humaines, d'autres fonctions financières, le contrôle de la qualité dans les zones de production, etc. Les organisations peuvent ne pas être prêtes à intégrer complètement la technologie, c'est-à-dire intégrer tous les systèmes à l'intérieur et à l'extérieur de votre Firewall. Il y a tellement de complexités - toutes les tierces parties dont votre organisation s'occupe devraient supporter les mêmes systèmes, protocoles et documents standardisés. Une modernisation totale de la technologie ne se produira pas du jour au lendemain, cela prendra beaucoup de temps, mais pour l'instant, votre transformation numérique peut être efficacement soutenue une étape à la fois. Il est temps de se débarrasser de ces classeurs et de passer à des systèmes de gestion de documents basés sur l’info-nuage peu coûteux.
Ne pas investir dans la technologie avant de comprendre le futur!
Avant de sélectionner un partenaire pour implémenter votre système de gestion de documents, assurez-vous qu'ils ont la capacité de configurer le système pour prendre en charge vos processus métier, et non pas le contraire. Nous voyons souvent que les entreprises investissent dans des logiciels qui ont généralement plus de capacités qu’ils n’en auront jamais besoin. Gardez à l'esprit que des solutions d'architecture ouvertes à moindre coût sont disponibles.
Contactez l'un de nos spécialistes pour configurer de façon optimale votre système de gestion des documents ou lisez cette étude de cas pour voir à quel point cette organisation a tiré profit d'un système optimisé.