Il existe des informations confidentielles sur les documents administratifs imprimés dans vos bureaux. Les plus évidentes étant les pages contenant des informations salariales, des informations quant aux impôts et à l’assurance de vos employés. Il faut ensuite tenir compte des dossiers médicaux et juridiques, ainsi que des avantages et indemnités de départ. Les informations les moins évidentes sont les factures de clients, notamment les détails de facturation, les contacts et les numéros de compte.
Ce n'est pas tout. Il existe également des informations sensibles sur vos documents commerciaux. Pensez aux données concurrentielles, aux détails de projets à venir, ou aux notes des décisions de grandes entreprises comme une acquisition ou un rachat. Ça ne se limite donc pas à vos données car celles de vos clients sont généralement liées par un accord de non-divulgation. Imaginez les conséquences si celles-ci étaient exposées.
Pourtant, vous revendiquez haut et fort que vos documents sont protégées par un logiciel! Hélas, ce logiciel devient inutile dès qu’un travail est envoyé à une imprimante. La menace restante (et négligée) touche les pages qui ne sont pas collectées dans les stations d’impression. Celles-ci représentent 30% de l’ensemble des impressions de bureau et représentent un risque réel pour la confidentialité de l’information.
Comment vous protéger? C’est simple: ne laissez pas vos documents à l’abandon.
Qu'est-ce que cela nécessiterait?
- L’authentification des utilisateurs avant l’impression.
- La capacité à mettre en œuvre des politiques à l’échelle de l’entreprise qui limitent l’impression «libre pour tous».
- Fonctionne avec des imprimantes de n'importe quel fabricant
- Adaptable à un environnement d'impression existant
Qu'est-ce qui serait bien aussi?
- Contrôle centralisé pour un gain de temps
- Suivi et reporting pour comprendre les coûts
- Réduction du gaspillage de papier
Une file d'attente d'impression peut réaliser les points précédents et réduire le risque d'exposition d'informations sensibles. Les employés peuvent envoyer une tâche à partir de n’importe quel périphérique, mais l’impression ne commence pas tant que l’utilisateur ne s’identifie à la station d’impression de son choix. La plupart de nos clients choisissent des cartes d’identité proxima, mais il existe également des codes NIP et d’autres méthodes d’identification. Il n’y a aucune perte de productivité car les nouvelles imprimantes sont si rapides (entre 40 et 100 pages par minute) que vous n’attendez pas que les travaux soient terminés.
Il existe plusieurs options pour protéger vos informations avec une file d'attente d'impression sécurisée. Nous avons eu beaucoup de succès avec FollowMe de Ringdale. Cette solution fonctionne particulièrement bien avec les environnements d'impression sur lesquels sont installés un grand nombre de périphériques HP. Si vous souhaitez en savoir plus, n'hésitez pas à nous contacter, nous serons heureux de vous aider.
