Êtes-vous une grande organisation avec plusieurs bureaux aux niveaux national, international et même mondial? Si tel est le cas, vous devez ressentir le poids de la gestion de votre infrastructure d’impression. Vous n’êtes pas les seuls. De nombreuses organisations se trouvent dans la même situation où elles ont du mal à gérer cette partie de leur activité.
Voici les 5 principaux défis que nous voyons généralement, ainsi que les possibilités intéressantes où nous pouvons aider.
L’absence d’une prise en charge globale par un fournisseur unique
Il est normal que les entreprises aient plusieurs fournisseurs différents pour différents sites en raison de la limitation de leur prise en charge au niveau national, international ou même mondial. Cependant, à mesure que le nombre de fournisseurs commence à augmenter, les problèmes augmentent également et commence le cauchemar logistique et financier.
En consolidant tout auprès d’un seul fournisseur avec un seul contrat de service, vos équipes peuvent se concentrer davantage sur leurs activités, favorisant ainsi l'efficacité et la croissance. La consolidation des fournisseurs aura un impact positif sur votre résultat net. En plus de réduire les coûts globaux, votre équipe disposera de plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques. De nombreuses organisations ont choisi de faire appel à des experts tels que SmartPrint, qui simplifient ce processus, permettant ainsi de réaliser des économies considérables de temps et d'argent.
Se perdre dans les échéances de location à cause des multiples contrats de services supplémentaires
En raison du manque de soutien de la part des fournisseurs globaux, les entreprises doivent signer plusieurs contrats de location et des contrats de service supplémentaires. Il peut être très difficile pour les entreprises de naviguer entre les différentes échéances d’accords, sans parler d’un cauchemar pour le service financier qui planifie ses budgets. Vous devez constamment vous assurer que les bons contrats sont examinés avec le bon fournisseur au bon moment. La gestion de tous ces renouvellements et négociations est difficile? Cela peut également entraîner l'expiration des contrats, des défaillances de la couverture ou des renouvellements automatiques dont le prix peut ne pas être compétitif impactant négativement sur votre entreprise.
Le programme d'impression en tant que service 360 de SmartPrint peut vous sembler logique. Ce programme est une véritable solution d’impression en tant que service permettant aux organisations de combiner tout le matériel, les solutions logicielles, les fournitures et les services dans un tarif mensuel unique. SmartPrint 360 permet à votre organisation d’adapter facilement vos exigences en fonction de vos besoins.
Trop de matériel
Nous constatons très souvent du matériel excédentaire. Il a toujours été de pratique courante de remplacer les appareils un par un lorsque les contrats de locations arrivent proche de leur termes mais est-ce bien nécessaire? Peut-être? Nous constatons généralement beaucoup d’inefficacités et un coût d’exploitation beaucoup plus élevé.
Nous pouvons aider en effectuant une évaluation complète avec différents outils pour vous familiariser avec l’ensemble des activités de l’entreprise en matière d’impression, de solutions logicielles liées aux processus d’impression et de traitement des documents, de dépenses globales en cours et de durée des contrats. Nous présenterons un état futur et une analyse de rentabilisation optimisés. Cet état futur inclura un modèle commercial global standardisé et un seul contrat de service. Notre équipe élaborera ensuite un plan de mise en œuvre du projet comprenant diverses tâches, des délais et des droits de propriété qui permettront à votre entreprise de bénéficier d’une livraison groupée plus efficace. Nous avons constaté que ces normes mondiales retournaient beaucoup de temps aux équipes informatiques, notamment en ce qui concerne la gestion des imprimantes. Grâce à nos normes recommandées, nous pouvons déployer du matériel et des logiciels similaires au niveau mondial. Imaginez avoir une seule file d'impression et la possibilité de libérer un travail d'impression n'importe où dans le monde en tapotant votre badge d'accès ou en saisissant un code NIP unique. Cela élimine la nécessité pour le service informatique de gérer les serveurs locaux sur tous les sites, mais renforce également la sécurité du périphérique, des documents et des données.
Temps de réponse du contrat de service et soutien
Croyez-le ou non mais lorsqu’une imprimante est en panne, la frustration grimpe chez les utilisateurs. Leur productivité est ralentie, en particulier s’ils comptaient sur ces périphériques pour la numérisation et la télécopie. Avec la manière dont l'économie et les changements dans l'impression de bureau affectent les fabricants de copieurs, nous constatons que leurs délais de réponse ne sont pas respectés et obtenir du support ou des fournitures en temps opportun peut s'avérer un véritable défi.
Nous nous efforçons de fournir d'excellents niveaux de service. C’est l’axe central de notre activité et nous garantissons nos temps de réponse et nos contrats de niveau de service. Nous avons des systèmes étroitement intégrés qui permettent de passer des appels de service via un portail en ligne, par courrier électronique ou par téléphone. Ces appels transitent automatiquement par notre système ERP et sont directement acheminés vers l’appareil portable du technicien principal affecté sur site. Les billets peuvent être suivis en direct, de plus, nous utilisons des ensembles d’outils pour surveiller de manière proactive vos périphériques d’impression afin de prévoir les pannes et nous arrivons sur place pour effectuer la maintenance de ce périphérique avant que la défaillance ne survienne. À l'heure actuelle, environ 25% des appels de service sont proactifs et nous améliorons constamment ce nombre.
Conformité en matière de sécurité
Le sujet de l’heure! Les imprimantes sont comme des ordinateurs. Lors des évaluations, nous constatons régulièrement des problèmes de sécurité avec les infrastructures d'impression actuelles. Les organisations ont toujours des solutions en place pour protéger les ordinateurs personnels, alors pourquoi ne pas en faire autant pour les imprimantes? Dans la grande majorité des cas, les points d’entrée des périphériques d'impression sont négligés en matière de sécurité.
SmartPrint recommandera les meilleurs périphériques, non seulement les imprimantes les plus sécurisées au monde, mais également celles capables d'être verrouillées automatiquement et gérées à partir d'un point unique. C’est toujours ça de gagné en matière de gestion de la sécurité.
Nos processus ont été mis à l'essai et ont permis à de nombreuses organisations de rationaliser leur efficacité et d'améliorer réellement la rapidité et la livraison de leurs équipes informatiques. En évitant les complexités et les tracas liés aux multiples fournisseurs ou contrats, votre entreprise peut gagner du temps et des milliers de dollars grâce à la consolidation des fournisseurs.
Contactez-nous pour en apprendre d’avantage sur la manière avec laquelle nous pouvons vous aider avec la consolidation des fournisseurs?
