Votre organisation investit beaucoup de temps, d'efforts et de ressources dans le développement des connaissances des employés. Il est donc important de protéger la propriété intellectuelle de votre organisation de toute source de corruption ou de vol. Les ouvertures des ports d'imprimantes, des serveurs web d'imprimantes et des protocoles FTP peuvent être un point d'entrée populaire pour les pirates informatiques, et malheureusement, la sécurité du réseau d’impression est un domaine souvent négligé, qui expose les organisations à des failles de sécurité potentielles. Afin de déterminer la sécurité de votre réseau, vous devriez commencer par effectuer une évaluation de la sécurité de l'infrastructure d'impression pour identifier les vulnérabilités potentielles. Nous vous recommandons alors d'implémenter des logiciels et des processus qui verrouilleront l'environnement d'impression physique et numérique, automatiseront la sécurité d'impression et permettront des fonctions de reporting et d'audit.
Évaluer la sécurité de votre réseau d'impression
Une évaluation complète de la sécurité du réseau d’impression devrait analyser la configuration de tous les périphériques d'impression sur le réseau, ainsi que la façon dont ils sont utilisés pour toutes leurs fonctions. Voici une liste d'éléments à examiner lors de votre évaluation de sécurité:
Accès non-autorisés
L'accès non autorisé est l'utilisation d'un ordinateur ou d'un réseau sans autorisation. Un cracker ou un pirate informatique est quelqu'un qui tente d'accéder à un ordinateur ou à un réseau illégalement. Certains pirates pénètrent dans un ordinateur ou un réseau pour le défi. Cependant, d'autres le font pour utiliser ou déroger à la propriété intellectuelle et aux ressources, ou pour corrompre des données. Évaluez les points d'accès - physiques et numériques - et les protocoles sur votre réseau d'imprimante et sur tous vos périphériques d'impression en réseau, et identifiez les points d'accès et les protocoles utilisés comme incursions pour des menaces potentielles pour la sécurité.
Les impressions non réclamées
Déterminer ce qui arrive aux travaux d'impression physique non réclamés. Lorsque des documents confidentiels sont imprimés et laissés sur des appareils d'impression de groupe de travail, que fait-ont de ces documents?
Paramètres et ports du périphérique
Évaluez les ports et les protocoles des périphériques d'impression en réseau et identifiez ceux qui ne sont pas utilisés.
Processus de numérisation
Déterminez quels sont les utilisateurs qui numérisent des documents et où ces documents sont envoyés une fois qu'ils ont été scannés sur des périphériques dans le réseau de l'entreprise.
Liste des vulnérabilités
Documentez toutes les vulnérabilités de sécurité que vous avez découvertes et développez un plan de sécurité pour résoudre chaque vulnérabilité.
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Comment améliorer la sécurité de votre environnement d'impression réseau
Politique de sécurité de périphérique
Si votre politique de sécurité de périphérique n'est pas clairement établie ou si vous n'en avez pas une qui est formellement documentée, votre organisation peut être vulnérable aux menaces de sécurité sans même s'en rendre compte. il est donc impératif d'avoir une politique de sécurité de périphérique exhaustive et de s'assurer qu'elle soit correctement mise en œuvre. Assurez-vous que votre politique spécifie et limite l'accès aux informations et aux ressources du réseau. Cette politique est la base de la création d'un environnement d'impression réseau sécurisé.
Gestion de documents
La gestion des documents, souvent appelée Système de gestion de documents (DMS), est l'utilisation d'un système informatique et d'un logiciel pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images électroniques d'informations sur papier capturés à l'aide d'un scanner de documents, d'un périphérique multifonction ou d'un copieur en réseau.
Examinons l'entreposage papier traditionnel. Des rangées de grands dossiers de documents sont placées dans ces classeurs dans l'espoir d'être stockées correctement. Le papier ne tient pas compte de qui l'a vu, l'a copié ou l'a balayé, et il peut être détruit ou endommagé accidentellement par de l'eau, un incendie ou le déversement de café.
Pensez à un système de gestion de documents en tant que grand classeur électronique avec des dossiers qui sont stockés dans un nombre illimité de tiroirs (en fonction de l'espace disque dur, bien sûr). Le contenu numérique est sécurisé par les droits d'accès des utilisateurs. Lorsque les documents sont vérifiés, les journaux d'audit modifiés peuvent suivre qui a examiné le document, modifié le document avec des références de version et peut même empêcher les utilisateurs non autorisés de visualiser ou d'imprimer le document. Les processus de sauvegarde informatique du Système de gestion de documents garantissent que les documents ne sont pas endommagés ou détruits accidentellement, contrairement à ceux stockés dans des systèmes de classement papier.
Workflows des impressions et automatisation des processus
Pour de nombreuses organisations, il est difficile de surveiller et de gérer les travaux d'impression de chaque utilisateur. Plusieurs fois, les travaux d'impression sont oubliés ou envoyés à la mauvaise imprimante et les documents finissent par dormir sur l'imprimante et ne sont jamais être récupérés par l'utilisateur. Ceci est particulièrement gênant lorsque des documents confidentiels sont laissés à la vue de tous (même des utilisateurs non autorisés).
Pour éviter que cela ne se produise, vous devez établir des workflow d'impression et automatiser les processus d'impression. Un workflow d'impression est la définition, l'exécution et l'automatisation des processus métier où les tâches, les informations ou les documents sont transmis d'un participant à l'autre selon un ensemble de règles et de procédures.
L'impression FollowMe permet aux utilisateurs d'imprimer sur une file d'attente d'impression partagée et de parcourir et de lancer leur travail d'impression à partir de n'importe quel périphérique de sortie autorisé. Cela garantit que l'impression reste confidentielle pour un utilisateur spécifique et réduit les déchets imprimés à partir des documents laissés sans recouvrement sur l'imprimante. Si une imprimante est hors service, les utilisateurs peuvent libérer leurs travaux d'impression à partir de la prochaine imprimante disponible, sans perturber la productivité.
L'authentification dans les périphériques de sortie multifonctions permet de présenter des workflow personnalisés sur le panneau. Ce processus garantit un accès sécurisé pour récupérer le contenu imprimé tout en utilisant les périphériques sur les principales applications qui stockent le contenu capturé.
Les outils de suivi et de reporting créent une transparence pour tous les coûts d'impression, aidant les gestionnaires des finances à allouer ou à récupérer les coûts des différents services ou clients. Les organisations peuvent également utiliser des données de suivi pour les aider à respecter les règles de l'industrie telles que Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), la norme de sécurité des données de cartes de paiements (PCI DSS) et Sarbanes-Oxley (SOX).
Logiciel automatisé de sécurité de périphérique d'impression
Renforcer la sécurité de l'information et réduire considérablement les frais généraux en utilisant un logiciel automatisé de sécurité des périphériques d'impression qui déploie et met automatiquement à jour les certificats d'identité des périphériques d'impression. HP Security Manager effectue ces déploiements et mises à jour automatiques et offre un processus simple et intuitif pour sécuriser votre flotte d'impression. Il déploie et surveille efficacement les périphériques en appliquant une politique de sécurité unique dans l'ensemble de la flotte et sécurise les nouveaux périphériques HP dès qu'ils sont ajoutés à votre réseau avec HP Instant-on Security. Maintenir activement et vérifier la conformité avec vos politiques de sécurité définies à l'aide de la surveillance automatisée de HP Security Manager et des rapports basés sur les risques est chose possible.
Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la façon d'améliorer l'état de la sécurité de l'infrastructure d'impression de votre organisation, contactez un de nos spécialistes SIG ou demandez une évaluation gratuite de la sécurité de l'infrastructure d'impression.