Plusieurs véritables entreprises de Services d'Impression Gérés (SIG) partageront cet avis, une extension de bail ou une mise à niveau de l'équipement avant la fin du bail n'est, le plus souvent, pas une bonne idée du point de vue du coût total de propriété. Il est à noter que nous avons récemment vu les tactiques suivantes de la part de fabricants de copieurs.
1. Nous les avons vus prolonger des ententes de locations à bas prix pour garder les machines qu'ils gèrent en place dans l'espoir de différer la décision de leurs clients de se lancer sur le marché.
2. Nous avons également vu des cas de proposition spontanée pour tenter de changer des équipements sur lesquels il reste un bail parfois aussi long que trois années. Il y a un certain nombre d'éléments importants à prendre en compte.
Voici quatre points à considérer avant d’accepter l’offre de l’entreprise de copieurs :
1. Risques importants de cybersécurité. Les copieurs présentent généralement un risque important d'attaques par des logiciels malveillants et est un point d'entrée réseau pour les hackers. Presque toutes les marques de copieurs (anciennes et nouvelles) ne peuvent être gérées avec des logiciels capables d'automatiser les dispositifs de verrouillage contre les menaces, de remédier à une attaque ou de signaler des zones potentielles de risque de cybersécurité.
Recommandations:
- Creuser en profondeur. La plupart des fabricants vous assureront que leurs appareils sont à l'épreuve des menaces de cybersécurité. Ils ne le sont pas! Quelle que soit la marque, il y a toujours des risques de la part des hackers, mais il existe des marques principales qui sont en avance de plusieurs années sur la concurrence.
- Faites affaire avec des spécialistes en SIG indépendants qui vous fourniront des recommandations pour le meilleur équipement, tout en tenant compte des capacités des marques en matière de cybersécurité. S'ils ne peuvent pas expliquer comment vous êtes le mieux protégé (profils de sécurité automatisés, rapports, etc.), continuez à chercher pour le bon partenaire. D'un autre côté, lorsque vous faites affaire avec un fabricant, le représentant des ventes a toujours pour but de vous vendre le plus de matériel possible; et par conséquent n’a pas toujours à cœur votre meilleur intérêt.
2. Un changement anticipé peut coûter cher à votre entreprise. Si le fabricant ou le revendeur de copieurs vous a vendu une entente de location de 60 mois, et que l'équipement ne répond déjà plus aux besoins de vos utilisateurs, alors il est le mauvais fabricant et partenaire. Un changement anticipé est généralement offert en échange de la disparition du bail existant alors qu’en réalité, l'engagement financier restant de l'ancienne location s’ajoute au nouveau montant du bail. On ne vous recommande pas le refinancement!
Recommandations:
- Ne remplacez pas un équipement défaillant par un équipement de la même marque. Vous vous retrouverez probablement dans la même situation dans 36 à 60 mois.
- Trouvez une société de SIG de premier plan pour vous aider à améliorer votre environnement d'impression de bureau à court, moyen et à long terme, notamment en déplaçant des appareils vieillissants vers des zones à volume inférieur, ou en les retirant de l'environnement lorsque cela est nécessaire.
3. Votre réalité d’hier ne répond plus aux besoins d’aujourd’hui de vos utilisateurs. Les remplacements similaires ne sont généralement pas une bonne idée puisque beaucoup de choses ont changé depuis la dernière mise à jour de votre équipement, et le moment est venu de regarder l'environnement d'impression de bureau complet.
Recommandations:
- Faites affaire avec une société de SIG indépendante et fiable pour évaluer votre environnement et vous recommander des appareils et logiciels qui amélioreront l'avantage concurrentiel de votre entreprise grâce à un flux de production de documents plus efficace et à un coût total de propriété réduit.
- Assurez-vous que votre comité d'achat voit au-delà des préférences historiques en matière de marque. En tant qu'experts dans ce domaine, nous constatons que bon nombre des plus grandes marques n'ont pas suffisamment investi dans la recherche et le développement pour offrir des équipements et des solutions qui assureront l'efficacité et la sécurité de votre organisation, aujourd’hui et dans le futur.
4. Il en coûte plus cher de faire fonctionner de l’équipement ancien. L'extension d'un bail de copieur existant est une mauvaise décision. Les anciens copieurs sont généralement plus coûteux à exploiter, même si le coût du capital (loué ou acheté) est pris en compte dans les coûts d'exploitation mensuels. Les appareils d'impression et d'imagerie semblent maintenant s'aligner sur la loi de Moore, c’est-à-dire que la puissance de traitement et la capacité de stockage de la technologie double régulièrement tous les deux ans.
Recommandation :
- Faites affaire avec une société de SIG indépendante qui vous recommandera le matériel le mieux adapté à la durée requise du plan d'optimisation de votre entreprise.
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